Prosty język w rekrutacji - dlaczego wpływa na dostępność i jak go stosować w ogłoszeniach o pracę?

Dostępność w rekrutacji zaczyna się już przy pierwszym kontakcie z ofertą pracy. Zanim kandydat pozna zespół, weźmie udział w rozmowie czy zobaczy miejsce pracy, najpierw czyta ogłoszenie.

To właśnie wtedy szuka odpowiedzi na podstawowe pytania: czego dotyczy oferta, jakie są wymagania, jak wygląda proces rekrutacji i czy w razie potrzeby może poprosić o odpowiednie dostosowanie. Im łatwiej znaleźć i zrozumieć te informacje, tym większa szansa, że kandydat poczuje się zaproszony do udziału w rekrutacji.

Prosty język pomaga tworzyć komunikaty, które są bardziej czytelne, uporządkowane i przyjazne dla różnych osób. Ma znaczenie między innymi dla osób z niepełnosprawnościami, trudnościami w koncentracji, osób słabiej znających język polski, a także tych, które nie posługują się na co dzień specjalistycznym językiem danej branży.

Na DostepnaPraca.pl również zwracamy uwagę na sposób, w jaki przekazujemy informacje. Chcemy, aby kandydaci mogli łatwo odnaleźć najważniejsze treści i podjąć świadomą decyzję o aplikowaniu.

W tym artykule pokazujemy, czym jest prosty język, dlaczego wspiera dostępność w rekrutacji i jak wykorzystać go podczas tworzenia ogłoszeń o pracę.

Czym właściwie jest prosty język?

Prosty język to sposób przekazywania informacji, który pomaga odbiorcy szybko odnaleźć najważniejsze treści, zrozumieć je i wiedzieć, co może zrobić dalej. Tekst napisany prostym językiem powinien być zrozumiały już po pierwszym przeczytaniu i nie wymagać od odbiorcy domyślania się znaczenia komunikatu ani szukania dodatkowych wyjaśnień.

Nie oznacza to pomijania ważnych informacji czy nadmiernego upraszczania tematu. Treść nadal może być specjalistyczna i szczegółowa. Ważne, aby była przedstawiona w sposób jasny, uporządkowany i dopasowany do osób, które będą z niej korzystać.

Serwis Służby Cywilnej określa prosty język jako standard komunikacyjny. Podstawą takiego sposobu pisania jest przyjęcie perspektywy odbiorcy i przekazanie mu najważniejszych informacji w możliwie przystępnej formie. W materiałach dotyczących dostępności cyfrowej prosty język jest natomiast opisywany jako zamiana skomplikowanych i formalnych treści na komunikaty zrozumiałe dla odbiorców. Podkreślono również, że z czytelnych treści korzystają wszyscy użytkownicy.

Podobną definicję przedstawia Jasnopis. Według jego twórców prosty język jest zbiorem reguł i dobrych praktyk, które pomagają tworzyć zrozumiałe teksty. Odbiorca powinien móc łatwo znaleźć potrzebną informację, zrozumieć ją po pierwszym przeczytaniu i zrobić z niej użytek.

Na DostepnaPraca.pl stosujemy takie podejście również w ogłoszeniach o pracę. Każdą ofertę można za pomocą jednego przycisku wyświetlić w wersji napisanej prostszym językiem. Dzięki temu kandydat może zapoznać się z treścią w formie, która jest dla niego bardziej czytelna i zrozumiała.

Dlaczego sposób napisania ogłoszenia może mieć wpływ na udział kandydatów w rekrutacji? Przyjrzymy się temu w kolejnej części artykułu.

Dlaczego prosty język ma znaczenie właśnie w rekrutacji?

Ogłoszenie o pracę jest często pierwszym miejscem, w którym kandydat spotyka się z pracodawcą. Na jego podstawie próbuje ocenić, czy dane stanowisko odpowiada jego doświadczeniu, możliwościom i potrzebom oraz czy chce zrobić kolejny krok i wysłać swoją aplikację.

W tym momencie ważna jest nie tylko sama liczba przekazanych informacji, ale również sposób ich przedstawienia. Kandydat powinien móc łatwo odnaleźć odpowiedzi na podstawowe pytania: na czym polega praca, które wymagania są konieczne, jakie warunki oferuje pracodawca, jak przebiega rekrutacja oraz czy można porozmawiać o dostępności i potrzebnych dostosowaniach.

Gdy te informacje są ukryte w długich akapitach, niejasnych sformułowaniach, skrótach lub języku zrozumiałym głównie dla osób pracujących już w danej organizacji, zapoznanie się z ofertą wymaga więcej czasu i wysiłku. Kandydat musi samodzielnie porządkować treść i zastanawiać się, co w praktyce oznaczają takie określenia jak „dynamiczne środowisko”, „wysoka odporność na stres” czy „realizacja zadań zgodnie z przyjętymi standardami”.

Dla części osób taka forma może być szczególnie trudna. Dotyczy to między innymi kandydatów z trudnościami w koncentracji, przetwarzaniu informacji lub rozumieniu złożonych komunikatów, osób słabiej znających język polski, a także osób, które dopiero poznają język danej branży. W3C wskazuje, że nadmiar treści, długie bloki tekstu i brak wyraźnej hierarchii informacji mogą zwiększać obciążenie poznawcze, utrudniać skupienie uwagi i prowadzić do przerwania wykonywanego zadania.

Takie podejście jest ważne również z perspektywy rekrutacji inkluzywnej. Chartered Institute of Personnel and Development podkreśla, że przejrzyste, obiektywne i uporządkowane procesy są bardziej sprawiedliwe dla kandydatów i mogą pomagać pracodawcom docierać do bardziej zróżnicowanej grupy osób. Nawet niewielkie zmiany w sposobie prowadzenia rekrutacji mogą wpływać na to, kto zdecyduje się aplikować i jak oceni swoje doświadczenie w kontakcie z firmą.

Znaczenie prostego języka w ogłoszeniach dostrzega również administracja publiczna. Przy tworzeniu nowego wzoru ofert pracy w służbie cywilnej zastosowano wyraźne sekcje oraz lepiej wyeksponowano informacje dotyczące między innymi wynagrodzenia, warunków pracy, przebiegu naboru i udogodnień dla osób ze szczególnymi potrzebami. Celem tych zmian było zwiększenie zrozumiałości i przejrzystości ogłoszeń z perspektywy kandydata.

Prosty język pomaga więc stworzyć ofertę, w której kandydat może skupić się na tym, co naprawdę ważne: zakresie pracy, wymaganiach, warunkach zatrudnienia i kolejnych etapach rekrutacji. Dzięki temu ogłoszenie staje się bardziej dostępne dla różnych osób i lepiej wspiera je w podejmowaniu świadomej decyzji o aplikowaniu.

Jak zmienić ogłoszenie, żeby było bardziej zrozumiałe?

Warto zacząć od prostego pytania: czy osoba, która nie pracuje w dziale HR, nie zna naszej firmy ani języka używanego w branży, zrozumie ogłoszenie bez dodatkowych wyjaśnień?

Ogłoszenie powinno pomóc kandydatowi szybko odnaleźć najważniejsze informacje. Dobrze, jeśli po pierwszym przeczytaniu wiadomo, na czym polega praca, jakie są wymagania, co oferuje pracodawca i jak wygląda proces rekrutacji.

Właśnie w tym pomaga prosty język. Pozwala uporządkować treść, ograniczyć niejasne sformułowania i opisać stanowisko w sposób bardziej konkretny. Nie oznacza rezygnacji z profesjonalnego tonu. Chodzi o taki sposób pisania, który nie wymaga od kandydata tłumaczenia firmowego języka na codzienne, zrozumiałe informacje.

Poniższe zasady mogą pomóc przy tworzeniu lub poprawianiu ogłoszenia.

Zasady prostego języka w ogłoszeniach o pracę

Nazwij stanowisko jasno

Nazwa stanowiska powinna od razu wskazywać, jakiego rodzaju pracy dotyczy oferta. Kreatywne określenia, takie jak „sales ninja” czy „customer hero”, mogą brzmieć ciekawie, ale nie każda osoba będzie wiedziała, co właściwie oznaczają.

Czytelna nazwa ułatwia zrozumienie oferty i odnalezienie jej w wynikach wyszukiwania.

Zamiast:

Customer Happiness Hero

Napisz:

Specjalista lub specjalistka ds. obsługi klienta

Zacznij od informacji najważniejszych dla kandydata

Najważniejsze informacje warto umieścić na początku ogłoszenia. Kandydat nie powinien szukać ich w długim opisie historii firmy.

Na początku dobrze podać:

• nazwę stanowiska,

• lokalizację,

• formę pracy,

• rodzaj umowy,

• wymiar czasu pracy,

• najważniejsze zadania.

Pisz konkretnie o zadaniach

Ogólne sformułowania nie zawsze pokazują, jak naprawdę wygląda codzienna praca. Warto opisać czynności, które osoba zatrudniona będzie wykonywać.

Zamiast:

Poszukujemy osoby odpowiedzialnej za kompleksową realizację procesów obsługi klienta oraz bieżące wsparcie operacyjne działu sprzedaży.

Napisz:

Szukamy osoby do obsługi klienta i wsparcia działu sprzedaży. Na tym stanowisku będziesz odpowiadać na wiadomości klientów, przygotowywać oferty i aktualizować dane w systemie.

Druga wersja pozwala kandydatowi łatwiej ocenić, czy zna podobne zadania i czy taka praca odpowiada jego doświadczeniu.

Opisuj oczekiwania przez konkretne zachowania

Określenia takie jak „komunikatywność”, „dyspozycyjność” czy „orientacja na cel” mogą być rozumiane na wiele sposobów. Lepiej pokazać, w jakich sytuacjach dana umiejętność będzie potrzebna.

Zamiast:

Od kandydatów oczekujemy rozwiniętych kompetencji komunikacyjnych, wysokiej samodzielności oraz orientacji na realizację celów.

Napisz:

W tej pracy będziesz regularnie kontaktować się z klientami, samodzielnie planować swoje zadania i pilnować ustalonych terminów.

Kandydat otrzymuje wtedy bardziej konkretną informację o tym, czego pracodawca oczekuje w codziennej pracy.

Oddziel wymagania konieczne od mile widzianych

Kandydat powinien wiedzieć, które wymagania są niezbędne, a które stanowią dodatkowy atut.

Jeśli wszystkie kompetencje znajdą się na jednej liście, część osób może uznać, że nie spełnia warunków, nawet jeśli posiada umiejętności potrzebne do wykonywania pracy.

Zamiast:

Wymagamy doświadczenia w obsłudze klienta, znajomości programu CRM, języka angielskiego, prawa jazdy, znajomości programu Excel i doświadczenia w sprzedaży.

Napisz:

Wymagania konieczne:

• doświadczenie w kontakcie z klientami,

• podstawowa obsługa komputera.

Mile widziane:

• znajomość programu CRM,

• komunikatywna znajomość języka angielskiego

Unikaj skrótów i branżowego żargonu

Skróty, anglicyzmy i wewnętrzne określenia mogą być zrozumiałe dla pracowników firmy, ale niekoniecznie dla kandydatów.

Jeśli specjalistyczne pojęcie jest potrzebne, warto krótko je wyjaśnić.

Twórz krótkie zdania

Krótsze zdania pomagają szybciej zrozumieć tekst. Jedno zdanie powinno przekazywać przede wszystkim jedną myśl.

Zamiast:

Do obowiązków osoby zatrudnionej na tym stanowisku należeć będzie bieżąca realizacja zadań związanych z obsługą klientów, w tym udzielanie informacji, przyjmowanie zgłoszeń oraz współpraca z innymi działami firmy.

Napisz:

Będziesz odpowiadać na pytania klientów i przyjmować zgłoszenia. W razie potrzeby przekażesz sprawę do odpowiedniego działu.

Używaj strony czynnej i form osobowych

Strona czynna pokazuje, kto wykonuje daną czynność. Dzięki temu komunikat jest bardziej bezpośredni i łatwiejszy do zrozumienia.

Zamiast:

Kontakt będzie realizowany z wybranymi kandydatami.

Napisz:

Skontaktujemy się z osobami, które zaprosimy do kolejnego etapu.

Zamiast:

Informacja o wyniku zostanie przekazana po zakończeniu procesu.

Napisz:

Po zakończeniu rekrutacji poinformujemy Cię o wyniku.

Opisz proces rekrutacji

Warto napisać, ile etapów ma rekrutacja, w jakiej formie odbędą się spotkania i kiedy kandydat może spodziewać się odpowiedzi.

Taka informacja pomaga przygotować się do procesu i ogranicza niepewność.

Napisz wprost o dostępności i możliwych dostosowaniach

Informacja o możliwości dostosowania procesu może pomóc kandydatowi poczuć się pewniej i zdecydować się na udział w rekrutacji.

Warto użyć prostego, bezpośredniego komunikatu i wskazać sposób kontaktu.

Przykład:

Chcemy, aby proces rekrutacji był dostępny. Jeśli potrzebujesz dostosowania rozmowy, formularza lub miejsca spotkania, napisz do nas. Wspólnie ustalimy odpowiednie rozwiązanie.

Sprawdź tekst przed publikacją

Przed opublikowaniem ogłoszenia warto sprawdzić nie tylko poprawność językową, ale również jego zrozumiałość.

Checklista dostępnego ogłoszenia o pracę

Przed publikacją sprawdź:

• czy nazwa stanowiska jest jasna i zrozumiała,

• czy najważniejsze informacje pojawiają się na początku,

• czy opisujesz konkretne zadania, a nie tylko cechy kandydata,

• czy wymagania konieczne są oddzielone od mile widzianych,

• czy unikasz skrótów, żargonu i niepotrzebnych anglicyzmów,

• czy zdania są krótkie i logiczne,

• czy używasz strony czynnej,

• czy wyjaśniasz, jak wygląda proces rekrutacji,

• czy informujesz o dostępności i możliwych dostosowaniach,

• czy osoba spoza działu HR zrozumiałaby ogłoszenie po pierwszym przeczytaniu.

Podsumowanie

Prosty język pomaga tworzyć ogłoszenia, które są jasne, uporządkowane i łatwiejsze do zrozumienia. Dzięki temu kandydat może szybciej sprawdzić, czego dotyczy oferta, jakie są najważniejsze wymagania i jak wygląda dalszy proces rekrutacji.

Taki sposób komunikacji wspiera dostępność i pokazuje, że pracodawca zwraca uwagę nie tylko na treść ogłoszenia, ale również na to, jak zostanie ona odebrana przez różne osoby.

Dobrze napisane ogłoszenie powinno przede wszystkim pomagać kandydatowi podjąć świadomą decyzję o aplikowaniu. Jeśli po pierwszym przeczytaniu wiadomo, na czym polega praca, czego oczekuje firma i co należy zrobić dalej, tekst spełnia swoją rolę.

Na DostępnaPraca.pl właśnie tak rozumiemy dostępną komunikację - jako sposób przekazywania informacji, który ułatwia kandydatom pierwszy kontakt z pracodawcą i pomaga im spokojnie przejść do kolejnego etapu.