Junior HR Admin & Payroll Specialist
Umiejętności
Fluent English
Payroll Processing Support and Financial Data Coordination
Employee Support in Labor Law and HR Policies
HR Systems Management and Reporting (Dayforce and Teta)
Project Coordination and Workload Management
Informacja o dostępności miejsca pracy
Dostępna infrastruktura dla osób poruszających się na wózkach
Wejście do budynku z poziomu chodnika
Toaleta dostępna dla osób poruszających się na wózkach
Winda w budynku
Dostępne osobne pokoje / ciche miejsca pracy
Biurka z regulowaną wysokością
Your responsibilities
- Act as a contact person for our employees (around 350 professionals) and interns in all HR-related issues via email or chat, face to face or over the phone – we don’t use ticketing systems.
- Provide HR support in Polish Labor Law, time and attendance, internal policies and Payroll-related matters to our Employees and Managers (including Managers from abroad who have direct reports in Poland).
- Coordinate the flow of HR documentation (e.g., connected with full cycle of employment and occupational medicine examinations) by preparing and distributing appropriate documents, and making sure our Employees understand what is required of them.
- Maintain basic HR data in Ceridian Dayforce and ensure alignment with local Payroll and Time & Attendance system (unit4 Teta).
- Provide regular and ad hoc HR reports for Managers and Business Partners.
- Assist in Payroll calculation by providing and verifying data and making payments.
- Ensure compliance with internal policies and Polish laws, by staying up to date with regulatory changes.
- Cooperate with the Finance teams (Accounting, Treasury, etc.) to ensure correct ZUS/US/bailiff payments and postings of expenses, and to provide GUS data.
- Coordinate work & stay permits for our Employees by cooperating with a vendor.
- Cooperate with the Social Fund and the global Compensation & Benefits teams, as well as external benefits providers to ensure proper benefits availability and billing.
- Participate in HR projects & initiatives, including providing HR training to New Hires.
- Ensure a positive experience for both internal and external stakeholders, by delivering high-quality work, building relationships, and being trustworthy.
Our requirements
- Min. 1 year of experience in HR Administration
- University degree in HR-related area and/or relevant courses
- Ability to work mostly onsite from our office in Kraków
- Current knowledge of Polish Labor Law basics
- Fluency in Polish and English (written and spoken)
- Experience in working with MS Office (esp. Outlook and Excel)
- Attention to details, accuracy, and good work organization
- Curiosity to learn, adaptability, and solution-oriented mindset
- Excellent interpersonal and communication skills, and positive attitude
- Ability to handle sensitive data
Optional
- Experience with unit4 Teta and/or Ceridian Dayforce (will be beneficial)
- Experience in Polish Payroll (will be beneficial)
- Knowledge of Polish Immigration Law (will be beneficial)
Recruitment stages
1. Sending the application online
2. Phone call in English
3. Interview & test in our office
4. 2nd Interview in our office
5. Decision
based on your professional experience, skills, competencies, and qualifications for the role.
Będziesz pomagać pracownikom i stażystom w sprawach związanych z działem kadr. Będziesz odpowiadać na pytania przez e-mail, telefon lub osobiście. Zajmiesz się dokumentami, czasem pracy, płacami i przestrzeganiem prawa pracy. Będziesz współpracować z różnymi działami i dbać o dobre relacje.
Wymagamy co najmniej roku pracy w kadrach i znajomości prawa pracy. Musisz znać dobrze polski i angielski oraz umieć obsługiwać programy biurowe. Ważne są dokładność, dobra organizacja i chęć nauki. Praca odbywa się głównie w biurze w Krakowie.
Oferujemy udział w ciekawych projektach i wsparcie zespołu. Będziesz mieć kontakt z różnymi działami i możliwość rozwoju. Proces rekrutacji to rozmowa telefoniczna, test i dwa spotkania w biurze. Wynagrodzenie zależy od twoich umiejętności i doświadczenia.